Pourquoi une gestion financière des équipements informatiques de votre parc ?

Savez-vous ce que vous coûtent l'achat et la possession d'un PC sur un an ? Probablement pas... Il s'agit pourtant d'une information capitale!

Aujourd'hui la très grande majorité des équipes informatiques dispose d'un outil de gestion de parc. Chaque équipement est suivi tout au long de sa vie. Il s'agit de la gestion des mouvements. Et bien, pour la partie financière, c'est exactement la même chose !

Vous achetez un PC pour 1000 €, vous savez que l'évolution rapide de la technologie informatique rendra cette valeur proche de "zéro" d'ici 2 à 3 ans : c'est l'obsolescence...

Il faut donc, dès le départ, penser à la façon dont vous souhaitez renouveler votre parc.

Mais avec quels indicateurs ?

Le service comptabilité peut vous fournir des informations : liste des immobilisations, montant des achats de pièces détachées et de consommables, etc. Mais les informations comptables n'ont souvent pas la précision dont vous avez besoin : les comptables traitent des factures, vous gérez du matériel...

De plus, ces informations ont souvent un traitement annuel et sont rarement différenciées selon les départements ou les lieux. Vous prenez des risques en faisant des choix (stratégies) de gestion d'équipements sur la base de ces seules informations.

Pour ces raisons, il est nécessaire d'avoir votre propre base de données (disponible à tout moment) avec les indicateurs que vous aurez déterminés. La maîtrise de l'information est toujours stratégique...

Vous vous dites que ça va alourdir votre gestion ! Certes, le temps passé à la saisie des informations est incompressible mais le retour sur investissement sera au rendez-vous...

De plus, la souplesse et la réactivité qu'apporte une base de données vous permettront de réévaluer votre analyse à tout moment :

• Meilleure maîtrise des budgets grâce à la centralisation (base de données) des achats informatiques;
• Connaissance des coûts par catégorie (logiciels, matériel, maintenance, etc.) ;
• Connaissance de la valeur d'achat de votre parc ;
• Connaissance de la Valeur Nette Comptable de votre parc ;
• Possibilité de faire un rapprochement des immobilisations avec le service comptable...

Ces informations vous permettront de :

• Négocier avec vos fournisseurs en fonction des achats annuels et de l'ancienneté de votre parc ;
• Être un interlocuteur professionnel crédible auprès de votre Direction Financière et mieux négocier vos budgets ;
• Calculer un Coût Total de Possession réaliste sans investir dans l'étude d'un cabinet d'audit (cet indicateur regroupe les coûts liés à l'acquisition et à l'utilisation des équipements) ;
• Refacturer vos services par activité au sein de l'entreprise (équipements et prestations du SI).

Le suivi, la maîtrise et la connaissance sont indispensables pour anticiper les évolutions de votre parc. Vous serez donc à même de contrôler pour mieux gérer et d'optimiser vos ressources.

Cerise sur le gâteau : vous permettrez à votre Directeur Financier de réduire les taxes associées aux immobilisations (taxe professionnelle) car vous savez exactement ce qui compose votre parc. Il n'y a plus de matériel obsolète et non utilisé qui viendra surévaluer  la base de calcul de la taxe professionnelle ou d'un contrat d'assurance inutile...

Cette démarche financière pourra être complètement intégrée au plan d'assurance qualité de votre entreprise ou à une démarche ITIL (démarche qualité propre aux systèmes d'information).