L'utilité des étiquettes code barre pour la gestion de parc et le help desk

L'inventaire des équipements (qu'ils soient informatiques, mobiliers, téléphoniques, ...) permet de connaître précisément son parc.

Il répond à de nombreuses questions telles que :

• - De quoi est composé mon parc ?
• - Où se trouvent mes équipements ?
• - Qui les utilise ?
• - Combien en ai-je ?

Après la période d'inventaire, vient le temps de la gestion.

Un parc informatique ou matériel reste vivant. Les équipements sont déplacés, partent en réparation, sont supprimés (obsolètes, cassés...) ou disparaissent. Pour garder le parc à jour dans un logiciel de gestion, il convient de notifier ses mouvements et de les renseigner dans la base de données. Ce qui peut donner :

• - La grande armoire noire avec des rideaux horizontaux gris en plastique qui était au deuxième étage dans la salle au fond du couloir a été déplacée au troisième étage dans le troisième bureau de droite. A la place, on a mis une armoire neuve, noire et rouge, du fournisseur IKOAL, etc. (nous vous épargnons la suite).
• - Autre possibilité : L'armoire N° 00123 a été déplacée de la salle 204 à la 345. Elle a été remplacée par le N° 00233.

La deuxième solution de l'exemple précédent est évidemment à retenir, mais implique :

• - D'être au courant du moindre mouvement,
• - De mettre à jour quotidiennement la base.

Réunir ces deux conditions est loin d'être chose facile et des mouvements peuvent s'effectuer sans notification. L'utilisation d'étiquettes code-barres permet une gestion simplifiée de ces mouvements.

Un intervenant muni d'une "douchette" passe dans les étages d'un bâtiment de la société. Il "bip" l'étiquette des équipements rencontrés. Ensuite, il télécharge les informations du terminal sur son poste de travail et compare les informations récoltées à celles de sa base. Il peut ainsi voir que l'armoire N° 00123 à été déplacée de la salle 204 à la 345. Un nouvel équipement N° 00233 se trouve par contre dans la salle. En un clic de souris, la base est mise à jour.

Dans le cadre d'un service Hot Line, on peut également être confronté à ce type de dialogue :

• - Utilisateur : "Bonjour je suis Monsieur Martinau, je ne suis pas dans mon bureau et j'utilise le poste d'un collègue. J'ai un problème de message de manque de mémoire ou quelque chose comme ça lorsque j'imprime un document. Vous décrire mon poste ? Heu !... il y a écrit Dell avec une étiquette Intel Inside et..."
• - Intervenant : "Monsieur, pourriez-vous me donner le numéro de série qui se trouve derrière votre UC".
• - Utilisateur (après le bruit assourdissant dans l'écouteur des 15 dossiers qui se trouvaient sur l'UC éparpillés sur le sol) : "Heu !... je crois que c'est ...".

Bon, d'accord, le tableau est un peu sombre... quoique...

Autre possibilité :

"Bonjour je suis Monsieur Martinau, je ne suis pas dans mon bureau et j'utilise le poste N° 000103 d'un collègue."

Une étiquette collée de façon visible sur chacun des équipements permet un dialogue simplifié entre les utilisateurs et le service informatique, le numéro assurant l'unicité du matériel dans la base et une recherche rapide. En un clic de souris vous visualisez dans la base la configuration du poste récalcitrant.

Du matériel nouveau a été livré. Il n'est pas passé par le circuit normal et a été mis en exploitation. Quelqu'un est envoyé sur place pour noter ses caractéristiques. Arrivé dans le bureau, comment différencier le nouveau matériel de celui qui a déjà été inventorié il y a un mois ? Une étiquette sur les équipements résoudrait ce genre de problème.

Une étiquette permet de rappeler que les équipements sont la propriété de la société et non pas de l'individu qui les utilise.

En conclusion, une étiquette judicieusement placée sur un équipement, c'est :

• - Une identification unique,
• - Un repérage visuel immédiat,
• - Un langage commun.

Donc, une gestion rapide et efficace !